用OmniFocus和OneNote构建时间管理系统

李长太2024.08.25

OmniFocus是一款优秀的时间管理工具，但仅仅用OmniFocus做时间管理，其实是不足够的。

OmniFocus的优点是，便于分解项目，设置任务的参数非常方便，比如截止时间、循环、旗标、标签等等。用OmniFocus，可以方便的看到每天的截止任务，也可以方便的看到同一标签下的动作，还可以定期检视，功能确实非常强大。

但长期看来，仅仅用OmniFocus管理时间，是有很多环节缺失的，难以形成稳固、强大的时间管理系统。

在我看来，一套优秀的时间管理系统，既需要OmniFocus这样的任务系统，也需要一套OneNote、NotePlan、DayOne等文本系统。

目前，我使用的是OneNote作为文本系统，一个原因是完全免费，另外一个原因是支持表格，此外，快捷键也十分方便。

我为什么用OneNote来做时间管理呢？可以帮我们解决哪些OmniFocus做不到的事情呢？

（一）宏观规划

每天早晨，我们最好做一下整体规划，边规划，边写下来。比如，今天的时间分成几块，每块大概多少时间更合适？

有了这样一个宏观规划，才有一天整体的节奏，有条不紊。反之，如果只使用OmniFocus，就会陷入到很多任务的细节中，缺少对事物之间的平衡。很可能造成某些事物投入时间过多，某些事物投入时间过少，甚至忘记。

比如，我安排了1个小时处理OmniFocus的DDL，我就会在一小时内尽可能处理完，有些无法处理完的，会考虑放弃或者更改DDL任务，而不是一直处理DDL，忽略了公司的会议，忘记写非常重要的客户方案，晚上不去健身。

总之，这个文本工具，帮我们将时间进行了更大颗粒度的分配。

（二）平和内心

比如，还是上面提到的当日规划：

一天结束之后，伴随着执行，记录结果如下：

当我们结束一天的工作时，睡前看到以上的记录，有没有获得一种成就感与踏实感？

很多时候，内心的焦虑并不是来自于没有做事，而是不知道做了什么，没有视觉化的记录和体现。

有了以上体现之后，内心会更加平和，睡眠也会更好，进入良性循环。

（三）不断复盘和改进

很多人对于复盘都不陌生，会定期做一个复盘，比如一个跨度几周的项目，或者一天的生活。但实际上，使用文本类的工具，可以做到更小维度的复盘，比如在半小时内复盘（或反思）。

清空OmniFocus的收件箱：预计10分钟，实际15分钟

复盘：部分动作消耗时间多，应该单独安排时间，不该在清空收件箱时执行。
处理OmniFocus的DDL（截止时间）：预计1小时，实际 1小时

复盘：近期有些任务设置DDL不合理，这些任务其实并没有实际的截止时间，是自己为了早点做，设置了DDL，结果DDL任务很多，容易忽略真正有明确截止时间的任务，以后要注意。
参加公司营销会议：预计1-1.5小时，实际 2小时

复盘：缺少会议前的准备，沟通效率较低，以后在会议前，最好准备好材料、议题、问题，提高效率。
撰写重要客户的方案：预计1-1.5小时，实际 1小时40分钟

复盘：使用了之前的部分模版，很好。详细分析了客户的需求，思考细致，很好。在设计视觉效果层面，花时间较多，以后可以先完成内容，然后单独安排时间优化视觉。
晚上去健身房锻炼：预计1小时，实际 50分钟

复盘：白天工作比较疲劳，晚上酌情减少了锻炼时间。以后，如果白天工作过度，可以减少晚上锻炼时间长度。

你看，经过这样的一天，自己进行了五次反思和总结，是不是进步的速度更快呢？

（四）方便使用模板

我们的人生中，很多事务是在一定范围内循环发生的，我们可以总结为SOP（标准操作流程），提高效率，节约时间，去做更有价值的事情。

比如，我的一日规划，如下图所示：

这个SOP，将很多优秀的知识汇总起来，每天都会看到，每天尽可能多做一些，这样就做到了知行合一，不断提高。当然，这张图片涉及的细节比较多，以后再通过其他方式讲解。

可以说，OmniFocus是在执行层面的有效工具，OneNote是规划和思考层面的有效工具，两者相互配合，才可以构建更加强大的时间管理系统。

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